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Szenarien machen die Komplexität sicht- und greifbar

Wer neue Technologien einsetzen oder Prozesse verändern will, braucht umfassende Analysen. Schliesslich sol-len die heute funktionierenden Abläufe und damit die Wertschöpfung für die Kunden nicht gefährdet werden. Mit einer Analyse wird die Komplexität in einem Unternehmen sicht- und diskutierbar. Die Fachspezialisten werden bei der Erarbeitung eingebunden, ihre Expertise wird zutage gefördert und dies über Organisations-grenzen hinweg. Das Denkmodell der Szenarien ermöglicht die Visualisierung von heutigen und die Gestaltung von zukünftigen Abläufen – Wissen wird greifbar.

Ob beim Konsolidieren und Priorisieren von Anforderungen oder beim Umsetzen von mehreren Projekten: Die Analyse und Koordination sind Schlüsselfaktoren für den effizienten Ressourceneinsatz. Dabei spielen das Business Engineering und die Architektur eine zentrale Rolle. Sie beziehen unterschiedliche Anspruchsgruppen ein und sorgen für ganzheitliche Daten- und Informationsflüsse.

«Szenario-Landkarte»

Tragfähige «Szenario-Landkarte» als Basis

Die Verwendung von «Szenarien» ermöglicht eine übergreifende Sicht, beispielsweise zu den Daten- und Informationsflüssen in einem «geschäftlichen Ablauf». Das Szenario bildet den roten Faden: Es reiht unterschiedliche Aktivitäten aneinander und berücksichtigt auch Vordergrund- und Hintergrund-Aktivitäten. Der geschäftliche Ablauf wird methodisch oft unterschiedlich bezeichnet, je nach Methodik, die eingesetzt wird, bezeichnet ihn das Unternehmen als Geschäftsvorgang, Prozess, Wertschöpfungskette, Use Case, User Story usw. Diese Begriffe werden oft auch in unterschiedlichen Granularitäten verwendet, deren Verwendung ist auch nicht immer einheitlich. In der Projektpraxis hat es sich bewährt, den Inhalt und die Durchgängigkeit in den Vordergrund zu stellen und die methodischen Diskussionen zu reduzieren. Eine wichtige Basis für die Szenarien ist die Verwendung einer tragfähigen Übersicht. Diese Übersicht muss in der gängigen Unternehmenssprache gehalten sein und unterschiedliche Anspruchsgruppen einbeziehen. Dadurch findet sie relativ rasch eine hohe Akzeptanz.

Beispiel

Beispiel: Szenario eines Schweizer Akutspitals

Für ein grösseres Akutspital in der Schweiz umfasst eine solche Übersicht 16 Bereiche mit den jeweiligen Funktionen. Das folgende Beispiel beinhaltet einen Daten- und Informationsfluss und zeigt so die Vernetzung der Bereiche auf. Die Bereiche (Patientenadministration, Patient / Diagnostik / Behandlung, Finanzmanagement usw.) und Funktionen werden von links nach rechts angeordnet, was der typischen Leserichtung in westlichen Ländern
entspricht. Diese Strukturwahl unterstützt die Verständlichkeit. Farblich wird im vorliegenden Beispiel zwischen administrativen, medizinischen und übergreifenden Bereichen differenziert. Das Kerngeschäft (Medizin) ist blau dargestellt, die administrativen Bereiche sind in Grün gehalten und übergreifende in neutralem Grau. Die Diskussion solcher Szenarien ermöglicht es, die Auswirkungen und die geschäftlichen Abläufe in unterschiedlichen Kontexten zu visualisieren, zu analysieren und zu diskutieren. Zum Beispiel:

  • Anforderungsmanagement: Welche Anforderungen haben welche Auswirkungen?
  • Daten- und Informationsfluss: Welche Systeme tauschen wie und warum Daten aus?
  • Risikomanagement: Wo bestehen Risiken – welche Kontrollen werden eingesetzt?
  • Testing: Welche Testfälle berücksichtigen welche Funktionen?

Anforderungen

Szenarien im Anforderungsmanagement

Im Anforderungsmanagement wird sichtbar, welche Anforderungen in welchen Bereichen vorhanden sind und welche Auswirkungen diese auf welche Funktionen im Unternehmen haben. Ein Beispiel: Die Beschaf-fung eines neuen Patienten-Leit- und Informationssystems (PLI) hat Auswirkungen auf die Patientenadminist-ration, die Disposition, die Stammdaten (Patienten, Räume), Behandlung und Therapien, die Krankenakte usw. Zudem liefert dieses zu beschaffende PLI ein neues Intranet-Portal mit, um Behandlungstermine für Pa-tienten zu erfassen. Dies wiederum erfordert Anpassungen an den Zugriffsrechten und den Austausch von Patientendaten über Schnittstellen. Mit diesen Erkenntnissen können die Anforderungen hinsichtlich des Aufwands besser geschätzt und Überschneidungen mit Anforderungen aus anderen Bereichen erkannt wer-den. Dies unterstützt die Koordination der Projekte. Zudem lassen sich auch Anforderungen bezüglich Dring-lichkeit und Nutzen bewerten und priorisieren.

Diese Vorgehensweise ermöglicht zweifelsohne bessere Entscheidungen im Anforderungsmanagement. Wie aber gelangt man in einer nachvollziehbaren Form zu diesen Erkenntnissen? Für die Entwicklung der Szenarien hat es sich bewährt, die Daten- und Informationsflüsse aufzuarbeiten.

Abhängig vom Handlungsbedarf im Unternehmen werden die Szenarien ausgewählt und in einem interdisziplinären Team wird eine Diskussionsgrundlage vorbereitet. Mit den Szenarien werden die ausgewählten geschäftlichen Abläufe praxisnah und durchgängig visualisiert. Für eine breitere und strukturierte Diskussion eignen sich so genannte Szenario-Workshops. In diesen Workshops arbeiten Fachexperten und Führungskräfte auf gemeinsame Ziele hin:

  • Vorhandenes Wissen wird sichtbar
  • Komplexität der Abläufe wird greifbar
  • Eingespielte Vorgehensweisen werden hinterfragt
  • Neue Ansätze werden diskutiert

Komplexe Szenarien

Komplexe Szenarien

Die Szenario-Darstellung visualisiert das Ergebnis aus mehreren Szenario-Workshops für einen stationären Eintritt, die Behandlung und den Austritt. Die Komplexität des Szenarios ist recht hoch, widerspiegelt aber die Realität – seine Erarbeitung oder Diskussion ist für alle beteiligten Anspruchsgruppen lehrreich. Das vollständige Szenario umfasst in insgesamt 40 Schritten folgende Aspekte:

  • Zuweisung und Eintritt eines Patienten
  • Falleröffnung und Diagnose
  • Behandlung, Pflege und Leistungserbringung
  • Beschaffung von Medikamenten und Hilfsmitteln
  • Berichte und Fallabschluss
  • Rechnungsstellung an Garanten
  • Aufbereitung der internen Kosten furs Controlling
  • Informationsfluss gegenüber Zuweisern
  • Abrechnung von Honoraren
  • Berücksichtigung des Falls in der Leistungsbeurteilung

Diese Aspekte sind textlich als «Story» mit den definierten Personas beschrieben. Die Personas sind personifizierte Rollen (neutral benannt) für Anspruchs- bzw. Nutzergruppen, welche die Aktivitäten durchführen. Den Personas werden zu Beginn des Szenarios fiktive Vor- und Nachnamen sowie ein Foto zugeteilt. So wird eine interactive Diskussion ermöglicht und ein hoher Praxisbezug sichergestellt.

Bei Bedarf sind in den Aktivitäten auch die Applikationen, die genutzten oder produzierten Daten und Informationen (Meldungsstandards, Meldungstypen, Nutzdaten, Quellen und Ziele) verfügbar. Dadurch entsteht ein hochwertiges Szenario, das Wissen aus unterschiedlichen Bereiche transparent macht und die Anspruchsgruppen untereinander vernetzt. Es wird sichtbar, welche Abteilungen im Vordergrund aktiv sind und so direkt im Szenario mitwirken und welche Dienstleister im Hintergrund unterstützende Aktivitäten abwickeln.

Mit den Szenarien gewinnt man Überblick:
«Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile» – dies meinte schon der griechische Philosoph Aristoteles

Testing

Szenarien für das Testing und Risikomanagement

Szenarien bilden auch eine wertvolle Grundlage, um Testfälle bezüglich der Dateneingabe und den Datenflüs-sen zu spezifizieren. Die Testfall-Ergebnisse lassen sich ebenfalls auf Basis der Szenarien systematisch herlei-ten. Dabei unterstützen die Informationen zu den Applikationen, den Meldungstypen und den Nutzdaten die Business-Analysten in der Spezifikation erheblich.

Die erarbeiteten Szenarien sind zudem eine gute Grundlage, um Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Da die Szenarien bezüglich der Organisation und der Kanäle übergreifend gestaltet sind, lassen sich auch Risiken aus Kanalübergängen (vom Patientenportal im Internet zur Patienten-Anmeldung im Spital) oder Risiken auf-grund von Wechseln in der Organisation besser erkennen. Abhängig von dieser Beurteilung können angemes-sene Kontrollen als Teil des internen Kontrollsystems (IKS) definiert werden.

Die Nutzung von Szenarien ermöglicht somit den Einbezug von verschiedenen Anspruchsgruppen. Das Busi-ness Engineering und die Architektur erhalten mit den Szenarien ein pragmatisches Werkzeug, das den Fokus nicht primär auf die Methodik, sondern auf die Wissensidentifikation, Wissensentwicklung und die Wissens-nutzung auf Augenhöhe legt.

«Work hard, but smart – Unsere Arbeit soll Nutzen stiften und Spass machen.» Dr. Beat Frischmuth – Executive Director