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Der Einzahlungsschein ist in der Schweiz im Zahlungsverkehr stark verankert. Es gibt aber nicht nur einen Einzahlungsschein, sondern sieben verschiedene. Zudem ist der Papierbeleg nicht dazu geeignet, Zahlungen zu digitalisieren, da er zu wenig Daten transportieren kann. Auch die E-Rechnung und das Lastschriftverfahren werden in den nächsten Monaten «neu erfunden». Die neuen Zahlungsverfahren sollen einfacher werden und einen Beitrag zur Digitalisierung der Wirtschaft leisten. Bei den sensitiven Zahlungsprozessen steht immer auch die Sicherheit im Fokus.

Unsere Gesellschaft entwickelt sich schrittweise in Richtung Digitalisierung und je nach Bereich in unterschiedlichem Tempo. Konsumorientierte Dienste wie Netflix oder Spotify glänzen mit hohen Wachstumsraten. Im Bereich der Mobilität verhält sich der Umbruch defensiver und bei der elektronischen Bezahlung lässt dieser noch auf sich warten. Oft sind komplizierte Anmelde- oder Nutzungsprozesse hinderlich, um stark verankerte Verhaltensweisen zu verändern. Das Unternehmen SIX betreibt in der Schweiz die Finanzplatz-Infrastruktur für Banken, für die Börse und für Geldautomaten. Mit den neuen Dienstleistungen QR-Rechnung und eBill sollen nun weitere Finanzprozesse digitalisiert werden. Die QR-Rechnung wird die Einzahlungsscheine ersetzen und die eBill wird das neue Verfahren für die digitale Rechnungsstellung und -bezahlung sein. Ein durchaus hartes Stück Arbeit, das hier angepackt wird – schliesslich sind uns Schweizern die Papierrechnung und der Einzahlungsschein in den letzten Jahrzehnten buchstäblich «ans Herz gewachsen».
Mit der «Harmonisierung Zahlungsverkehr» wurde der Datenverkehr zwischen Banken und Kunden auf den Standard ISO 20022 angepasst – damit hat man die Weichen für neue Dienstleistungen wie QR-Rechnung und eBill gestellt. Erst mit dem neuen ISO-Standard lassen sich die Daten von digitalen Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften auch durchgängig transportieren. Die Dienstleistungen QR-Rechnung und eBill bringen umfassende Veränderungen in Unterstützungsprozessen wie Rechnungswesen oder Zahlungsverkehr mit sich. Für Unternehmen bieten sie die Chance, möglicherweise leicht «angestaubte Prozesse» im Kreditoren- und Debitorenmanagement zu überdenken und für Kunden die Bezahlung von Rechnungen zu vereinfachen. Ein «Kundenerlebnis» wird daraus kaum werden. Die Bezahlung gehört aber zur sogenannten «Customer Journey» dazu – damit ist die Reise des Kunden entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens gemeint.

Verschiedene Wege führen zur Zahlung

Somit sollte ein Vorhaben für die Umsetzung der QR-Rechnung oder der eBill in einem etwas grösseren Kontext gesehen werden. Im Privatkunden- bzw. B2C-Geschäft (Business to Consumer) ist die Rechnung neben Kreditkarte, Debitkarte und Vorauskasse mit Abstand die beliebteste Zahlungsart. Gemäss SIX werden in der Schweiz pro Jahr rund 400 Millionen Rechnungen ausgestellt. Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Kunden die erbrachten Lieferungen und Leistungen in Rechnung zu stellen. Die im Markt bedeutenden Verfahren sind zurzeit:

  • Papierrechnung: Das Unternehmen sendet dem Kunden eine Rechnung mit Einzahlungsschein oder den Kontoangaben per Post.
  • E-Mail-Rechnung: Das Unternehmen sendet dem Kunden eine Rechnung mit Einzahlungsschein oder den Kontoangaben per E-Mail im PDF-Format zu.
  • Lastschrift: Der Kunde erhält eine Rechnung auf Papier oder im PDF-Format zugestellt. Er ermächtigt das Unternehmen, den fälligen Betrag automatisch vom Konto abzubuchen.
  • E-Rechnung: Das Unternehmen lädt die E- Rechnung im Online-Banking hoch. Dort kann sie der Kunde einsehen und bezahlen.

Diese vier Verfahren werden von Unternehmen oft parallel angeboten. Dies verursacht wegen der unterschiedlichen Prozesse auch entsprechende Kosten. In bestimmten Märkten haben sich auch bestimmte Verfahren durchgesetzt. Bei Versanddienstleistern sind Kreditkartenzahlungen, Vorausrechnungen oder Papierrechnungen mit Einzahlungsscheinen stark verbreitet. Bei Musik- oder Medienanbietern ist die Kreditkartenzahlung (allenfalls in Kombination mit PayPal) das Zahlungsmittel der Wahl. Und für wiederkehrende Zahlungen wie Mobiltelefon, Krankenkasse oder Leasing hat sich das Lastschriftverfahren etabliert.

Digitale Rechnungsstellung – welche Möglichkeiten bieten sich?

Im Gegensatz zum Zahlungsverkehr in Deutschland erwarten die Schweizer zuerst die Erbringung der Dienstleistung und die Rechnungsstellung. Danach wird die Rechnung gegen das Monatsende mittels E-Banking bezahlt. In Deutschland hingegen ist das Lastschriftverfahren sehr weit verbreitet, kennt dafür keine so etablierten Verfahren wie den «Einzahlungsschein mit Referenznummer» (ESR). SIX schickt sich nun an, die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs und des Rechnungsprozesses weiter voranzutreiben. Die flächendeckende Einführung von ISO 20022 und der international bekannte QR-Code sind das Fundament, um eine durchgehend automatisierte Rechnungsstellung und -bezahlung einzuführen. Was bedeutet das genau?

«Quick Response» in der Rechnungsstellung

Mit der QR-Rechnung werden die heute genutzten sieben verschiedenen Einzahlungsscheine abgelöst. Die QR-Rechnung beinhaltet einen digital lesbaren QR-Code (QR für Quick Response), der aus Inserat- oder Plakatkampagnen bekannt ist. Er wird häufig verwendet, um mit dem Smartphone direkt zu einer bestimmten Internetseite zu gelangen. Bei der QR-Rechnung beinhaltet dieser «Ameisenhaufen» alle Daten für die Bezahlung der Rechnung und kann mit dem Smartphone oder einem leistungsfähigen Scanner eingelesen werden. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind auf dem sogenannten «Zahlteil QR-Rechnung» auch für Menschen lesbar. Dadurch können automatisch erfasste Zahlungen vor der Freigabe validiert werden. Unternehmen können die QR-Rechnung ohne komplizierte Formular- und Farbvorgaben selber drucken. Für die Automatisierung von Unternehmensprozessen lassen sich (ergänzend zu einer Referenznummer) auch strukturierte Informationen im QR-Code bzw. im Zahlteil integrieren. Diese strukturierten Informationen ermöglichen es, die Unternehmensidentifikation (UID), die Zahlungskonditionen usw. zu transportieren. Sie wurden vom Wirtschaftsverband Swico erarbeitet und sind von PaymentStandards.ch akkreditiert worden. Insgesamt bietet der QR-Code Platz für 997 Zeichen – dies ist gegenüber den bisher 27 Zeichen in der Referenzzeile des Einzahlungsscheins eine ganze Menge mehr.

Die QR-Rechnung ist auch geeignet, um Zahlungen am Postschalter oder auf dem Postweg auszuführen – dies ist Bestandteil der generationenübergreifenden Konzeption. Um eine genügende Akzeptanz zu erhalten, müssen alle heute verankerten Verhaltensweisen im Zahlungsverkehr unterstützt werden. Die Einführung der QR- Rechnung erfolgt parallel zu den bisherigen Verfahren – sie ist im zweiten Halbjahr 2019 vorgesehen. Nach einer zweijährigen Übergangsfrist sollen dann die heutigen Einzahlungsscheine «aus dem Zahlungsverkehr» gezogen werden.

Rechnungen automatisch digital empfan­gen mit eBill

Die bisher angebotene E-Rechnung wird von SIX weiterentwickelt und erhält den Namen «eBill». Eine wesentliche Neuerung ist das Anmeldeverfahren für die Teilnahme am eBill-System. Bisher mussten sich Kunden bei jedem Unternehmen als E-Rechnungs-Teilnehmer anmelden. Neu kann sich ein eBill-Anwender generell als eBill-Empfänger registrieren. Unternehmen, die Rechnungen stellen, können über einen sicheren Zugriff bei SIX nun prüfen, welche ihrer Kunden eBill empfangen wollen. Diesen Kunden können sie die Rechnungen automatisch als eBill zur Verfügung stellen. Weil die E-Banking-Portale der Banken die eBills nahtlos in ihre Benutzeroberfläche integrieren, erhält der Kunde seine Rechnungen zur Bezahlung bei den Banken angezeigt. Bezahlt er eine Rechnung, so wird diese bei SIX als bezahlt registriert. Sie kann anschliessend nicht noch einmal über ein anderes E-Banking bezahlt werden. Seit Anfang Mai 2018 bietet die Credit Suisse als erste Bank die eBill-Funktion an. Sie hat dazu das Portal von SIX in ihre Benutzeroberfläche integriert und macht die neue Funktion zunächst einer definierten Benutzergruppe zugänglich. Diese Benutzergruppe wird die neue Infrastruktur in den nächsten Wochen auf Herz und Nieren prüfen. Die Banken UBS, ZKB, PostFinance sowie weitere Kantonalbanken und die Raiffeisenbanken folgen in den kommenden Monaten. Bis Ende 2019 soll die neue eBill flächendeckend zur Verfügung stehen. Die Umstellung von der E-Rechnung zur eBill erfolgt ebenfalls automatisch. SIX verfolgt das Ziel, bis 2028 rund 80 % aller Rechnungen als eBills zu verarbeiten.

Lastschriftverfahren ohne Harmonisie­rung

Das Lastschriftverfahren (LSV) der Banken und PostFinance ist unterschiedlich ausgeprägt. Per 1. Januar 2018 hat PostFinance mit dem Produkt «CH-DD» ein neues Direktbelastungsverfahren lanciert – die genutzten Datenmeldungen orientieren sich dabei am Zahlungsverkehrsstandard ISO 20022. Mit der Harmonisierung Zahlungsverkehr war beabsichtigt, ein einheitliches Lastschriftverfahren zu realisieren. Von diesen Plänen hat sich der Finanzplatz nun distanziert, da die Umstellungskosten im Vergleich zum Marktanteil des LSV in einem ungünstigen Verhältnis stehen. Der Finanzplatz beabsichtigt, die Nutzung von eBill markant zu fördern. Die Funktion der Dauerfreigabe» für wiederkehrende Rechnungen (z.B. für Miete, Leasing oder Mobilfunk) ermöglicht die automatische Bezahlung von Rechnungen auf der eBill-Plattform analog LSV. Aus dieser Perspektive wird das Produkt LSV in den nächsten Jahren eingestellt werden – mit eBill steht die digitale Alternative am Start.

Die sogenannte «Customer Experience» (gemeint ist das Kundenerlebnis) wird durch die Zusammenfassung der Zahlungsverfahren positiv beeinflusst. Die Erwartungshaltung, dass eBill von SIX und den Banken komfortabel implementiert wird, ist hoch. Nur einfach zu bedienende Lösungen haben das Potenzial, gut verankerte Prozesse zu eliminieren. Für die Rechnungssteller reduzieren sich durch den Wegfall von LSV die Kosten für die Implementierung eines harmonisierten Direktbelastungsverfahrens.

Wie Unternehmen und Kunden davon profitieren

Die Prozesse von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung werden durch verschiedene neue Verfahren vereinfacht. Dabei berücksichtigt man alle Generationen und Kundengruppen. Während die QR-Rechnung noch darauf ausgerichtet ist, den Medienbruch zwischen Papier und digitaler Zahlung mit einem QR-Code zu überbrücken, bietet die eBill neue digitale Wege. Beide Verfahren bieten die Chance, die Digitalisierung und Automatisierung der Zahlungsverkehrsprozesse weiter voranzutreiben. Davon profitieren sowohl Unternehmen als auch Kunden. Denn die Bezahlung einer Rechnung ist nach wie vor ein wichtiger «Touchpoint» in der «Customer Journey» von Anbieter und Konsument.

Rechnungsstellung

Vorteile

Nachteile
QR-Rechnung
  • Einfache und sichere Rechnungsstellung
  • Manuelle Erfassung der Rechnung bei Bezahlung, unterstützt durch QR-Code
  • Einfache Kontrolle der Zahlungseingänge bei Nutzung des Referenzverfahrens mit QR-Code
  • Digitale, revisionssichere Belege müssen manuell erstellt warden
E-Mail-Rechnung
  • Umweltfreundlich, da weniger Papierverbrauch und kein Postversand
  • Sicherheitsrisiken bei der Übermittlung an den Zahlungspflichtigen, da E-Mail nicht sicher genug
Lastschriftverfahren
  • Effiziente Art, wiederkehrende Rechnungen zu stellen bzw. zu bezahlen
  • Wenn die Rechnung / Abbuchung nicht korrekt ist, ist ein Widerspruch erforderlich
  • Kein Verpassen von Zahlungsterminen, da der Rechnungssteller das Inkasso auslöst
  • Verschiedene sTandards im kleinen Schweizer Markt
eBill
  • Umweltfreundlich, da geringerer Papierverbrauch und kein Postversand
  • E-Banking (möglicherweise auch E-Payment) als Voraussetzung für die Nutzung
  • Benachrichtigung über neue Rechnungen per E-mail und im E-Banking