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Parexa verspricht ihren Kunden eine Beratung «par excellence»: Erfahrung und Expertise – vermittelt durch Persönlichkeiten. Die gezielte Weiterentwicklung unserer Kommunikationskultur ist deshalb - nebst der fachlichen und methodischen Weiterbildung – ein zentraler Baustein unserer regelmässigen internen Kompetenz-Schulungen. Im Herbst 2013 widmeten wir uns dem für das Projektgeschäft wichtigen Thema «Gespräche führen».

Der Kommunikationsprofi Raymond Fein brachte uns verschiedene Möglichkeiten näher, um Gespräche und Sitzungen strukturiert, lebendig und zielorientiert zu gestalten. Viele Menschen empfinden die Präsentation vor Publikum anspruchsvoller
und unpersönlicher als die Diskussion in einem Zweier-Gespräch. Das hat mitunter damit zu tun, dass bestimmte Menschentypen es als unangenehm empfinden, «ausgestellt» zu sein. Tatsächlich ist es viel einfacher, eine «monologische Präsentationssituation» vorzubereiten und durchzuführen. Warum? Weil Zuhörende in der Regel geduldig und tolerant sind – jedenfalls solange grobe Fehler ausbleiben. Ein Gespräch als Dialog verläuft hingegen meist dynamischer, da beide Seiten die Diskussion aktiv mitgestalten. Folgerichtig ist die Teilnahme und erst recht die Leitung von Meetings wesentlich anspruchsvoller: Hier treffen Gruppendynamik und «ausgestellt sein» zusammen. Die Schulung sensibilisierte uns einerseits für die Feinheiten des eigenen Verhaltens und vermittelte uns andererseits Gestaltungsmethoden und -werkzeuge für eine systematische Kommunikation.

Persönlichkeit: Raymond Fein

Unser langjähriger Trainer für Kommunikations- und Persönlichkeitstraining ist Raymond Fein. Er ist vielen Schweizer Fernsehzuschauern noch als Moderator der Sendung Traumpaar bekannt – oder auch als erfolgreicher Boogie-Man (Che & Ray). Daneben ist Raymond Fein aber eben auch ein populärer Trainer und Coach sowie ein mit verschiedenen Ehrungen und Preisen ausgezeichneter Produzent, Komponist, Texter und Maler.

Farben

Farben machen den Unterschied

Ein wesentliches Schulungselement war die Auseinandersetzung mit Persönlichkeiten, Kommunikations-Stilen und Verhaltensmustern. Wir lernten dabei, das «3DK-Modell» anzuwenden. Dieses Modell definiert drei Kommunikations-Stile: Einen aktionalen, einen rationalen und einen emotionalen Stil. Zur Vereinfachung können diesen drei Stilen drei Farben zugeordnet werden: Rot für aktional, Blau für rational und Gelb für emotional. Das «3DK-Modell» eignet sich, um im Umgang mit Menschen den kommunikativen Stil und dessen Wirkung auf andere zu reflektieren und gezielt zu entwickeln. Zudem ermöglicht es uns, Kommunikations-Situationen systematisch zu gestalten. Die praktische Anwendung der drei Kommunikations-Stile übten wir in verschiedenen Besprechungs-Szenarien:

  • Wie gestaltet man angemessene persönliche und formale Begrüssungen?
  • Worauf achtet man beim Handschlag, bei der Stimmlage oder beim Augenkontakt?
  • Wann und wie nennt man seinen Namen und wie merkt man sich fremde Namen?
  • Wie kann man zurückhaltende Teilnehmende angemessen aktivieren und involvieren?

Transparenz

Transparenz mit Traktandenliste, Zielsetzungen und Uhr

Die Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Besprechung. Dazu gehört nebst der Festlegung der Zielsetzungen und Themen bzw. Traktanden auch die Liste der Teilnehmenden. Es ist sinnvoll, die Hierarchien zu (er)kennen und sie zu beachten.
Zu Beginn eines Gesprächs sind die Themen und die Ziele mit den Beteiligten abzustimmen sowie der Zeitrahmen und der
Ablauf zu bestätigen. Eine Liste mit den Tagesordnungspunkten bzw. Traktanden sollte für alle ständig sichtbar sein. Sie erleichtert auch die Sitzungsführung – insbesondere bei Besprechungen mit Teilnehmern mit unter schiedlichen (aktionalen, rationalen, emotionalen) Kommunikations-Stilen. Erster wichtiger Konsens: Alle Teilnehmenden einigen sich auf die Gesprächsziele und das Vorgehen. Die Ziele können in zwei Klassen eingeordnet werden: Information oder Entscheidung. Für die Transparenz der Sitzung ist es erforderlich, dass die Beteiligten jederzeit wissen, ob ein Thema nur besprochen oder auch entschieden wird. Alle Teilnehmenden erhalten Gelegenheit, sich vorzustellen bzw. vorgestellt und kurz gewürdigt zu werden. Es ist wichtig, die Persönlichkeiten mit ihren Kommunikations-Stilen zur aktiven Teilnahme zu motivieren, das Vorgehen einzuhalten
und den Zeitplan zu respektieren. Die drei Haupt-Werkzeuge der Sitzungsleitung sind die Traktandenliste, die definierten Ziele – und die Uhr!

Läuft die Zeit aus dem Ruder, ist rechtzeitig auf die Traktandenliste bzw. den Zeitplan hinzuweisen. Die Verantwortung dafür trägt die Sitzungsleitung, aber auch die Teilnehmenden können den Punkt ansprechen. Möglicherweise müssen die Themen knapper diskutiert oder neu priorisiert warden – andernfalls fixiert man einen neuen Termin. Am Schluss fasst die Meeting-Leitung die
Ergebnisse zusammen und vergleicht sie mit den ursprünglichen Zielen. Die nächsten Schritte werden festgelegt und namentlich zugewiesen – im Interesse grösstmöglicher Transparenz.

Facettenreiches Praxis-Training

Facettenreiches Praxis-Training

Gerade weil die Gesprächsführung etwas Alltägliches zu sein scheint, spornte es uns an, die drei Kommunikations-Stile in all ihren Facetten, Möglichkeiten und (Spiel-)Regeln praxisnah zu trainieren. Dabei konnten wir unsere Sinne für optische, akustische und inhaltliche Signale schärfen. Die Beachtung der Körpersprache und Wortwahl ist wichtig, denn sie steigert unsere Empathie und trägt dazu bei, Gespräche gezielter zu führen. «Stilvoll fragen» hiess ein weiterer Themenblock des Kommunikationstrainings.
Dabei wurde uns klar, wie bewusst gewählte Formulierungen das Gesprächsklima konstruktiv unterstützen. «Ein Stück weit
kann ich Ihre Überlegungen nachvollziehen, jedoch würde es mich noch interessieren, was…» Kritische und widersprechende
Formulierungen sind jedem Gesprächsklima abträglich und helfen dem Betroffenen nicht, sein Gesicht zu wahren. Ausserdem befassten wir uns auch mit der Erkennung und Anwendung von «Problem-Inseln»: Es gibt Momente, in denen ein Problem nicht sofort gelöst werden kann. Um dennoch im Gespräch fortzufahren, kann man ein solches Problem auch einmal als «Insel» bezeichnen und so umschiffen. Sie wird im Verlauf der Besprechung später wieder «besucht» und bearbeitet.
Wir lernten zudem, dass es in Gesprächen wichtig ist, einen Konsens festzuhalten, zu bestätigen und sich solcherart von einer
Etappe zur nächsten zu entwickeln.

Erfolg mit Kommunikation

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Wir haben im Training gelernt, auf die unterschiedlichen Kommunikations-Stile des «3DK-Modells» einzugehen und diese in der
Sitzungsleitung oder -teilnahme zu beachten. Damit können wir noch besser auf unsere Kunden eingehen und auch «zwischen den
Zeilen lesen». Wir freuen uns bereits auf die nächste anspruchsvolle, unterhaltsame und motivierende Weiterbildungs-Sequenz mit
Raymond Fein.

«Ergebnisorientierte Beratung vereint intellektuelle Fähigkeiten mit harter Arbeit – Parexa steht dafür ein!» Adrian Christoffel – Executive Director