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Ausbildung und Beratung vermitteln regelkonformes Wissen

Unternehmen allgemein und insbesondere im Finanzdienstleistungsbereich sind heute zwingend gefordert, die Regelkonformität einzuhalten. Sie gehört zur grundlegenden Erwartungshaltung verschiedener Anspruchsgruppen wie Kunden, Partner, Eigentümer, Mitarbeitende und Regula-toren. Die Unternehmensführung ist dafür verantwortlich, die Mitarbeitenden auf das erforder-liche Wissen für ihre Tätigkeiten hinzuweisen und dies in Funktions- und Berufsbildern auch zu deklarieren.

Die ausgewogene Ausgestaltung des Compliance-Managements mit der Regelfestlegung, Überwachung, Ausbildung und Beratung ist eine wichtige Führungsaufgabe: Sind zu viele Regeln festgelegt oder findet eine zu starke Überwachung statt, wirkt dies lähmend auf die Organisation. Das Absicherungsverhalten greift um sich und Entscheidungen werden kaum noch persönlich gefällt – man scheut sich vor der Verantwortung. Betroffen sind davon das Kundengeschäft, die Produktentwicklung, aber auch die Projektumsetzung und viele andere Bereiche. Ist der Umgang mit Regeln hingegen zu lasch, geht das Unternehmen automatisch höhere Risiken ein.

Zwei wichtige Elemente können hier entgegenwirken bzw. die Ausgewogenheit fördern: Die Ausbildung sowie die Bereitstellung von Beratungsfunktionen für Mitarbeitende, Führungskräfte und Fachspezialisten. Das vermittelte Wissen unterstützt regelkonformes Verhalten oder kann bedarfsgerecht umgesetzt werden. Beleuchten wir diese beiden Säulen aus unserem Compliance-Management-Modell näher.

Ausbildung

Ausbildung als Befähigung

Dass die Regelfestlegung auch klaren Regeln folgen muss, haben wir im excellence-Magazin 2014 eingehend erläutert. Müssen nun also neue Regeln festgelegt und eingeführt werden (beispielsweise für die Eröffnung eines Bankkontos), ist auch die Konzeption und Durchführung der Ausbildung ein wesentlicher Faktor. Diese Ausbildung soll Mitarbeitende und Führungskräfte befähigen, die neuen oder angepassten Regeln zu verstehen und sie im Tagesgeschäft sowohl effizient als auch sicher umzusetzen.

Die Ausbildung sollte dabei mit verschiedenen Medien erfolgen, um die unterschiedlichen Zielgruppen anzusprechen. Der Medienmix umfasst vernetzte Informationen zur Strategie sowie zu den Zielen, Produktbeschreibungen, Anleitungen und Weisungen und sollte multimediale Elemente (Videos, webbasierte Trainings, Webinare usw.) beinhalten. Das konventionelle Klassenraumtraining wird heute immer weniger eingesetzt, da Lerneinheiten auch zeitlich und örtlich unabhängig durchgeführt werden können. Was sich in der Vermittlung von Compliance-Aspekten bewährt hat, sind Workshops mit Fallstudien. In diesen Lernsequenzen trainieren die Teilnehmenden die Anwendung des vermittelten Basiswissens in Arbeitsgruppen. Abhängig von den Rahmenbedingungen können für bestimmte Ausbildungen (z. B. die Umsetzung neuer Richtlinien für Kontoeröffnungen in einer Privatbank) auch Tests als Lernkontrollen durchgeführt werden. Damit überprüfen die Führungsverantwortlichen, wer die Ausbildung erfolgreich absolviert hat und wo noch Lücken bestehen. Die Tests sind Bestandteil der Qualitätssicherung für regelkonformes Verhalten.

Zertifizierung

Prädikat "sehr gut": Zertifizierung

Im Kontext von Ausbildungen sind auch Zertifizierungen ein relevantes Thema. Eine Zertifizierung stellt im Grundsatz eine Sonderform eines Tests bzw. einer Lernkontrolle dar. Oft wird eine Zertifizierung durch eine besondere Zertifizierungsinstanz erteilt. Aus der Sicht des Compliance-Managements ist relevant, dass eine Zertifizierung im Wesentlichen die offizielle Bescheinigung über eine abgelegte Prüfung darstellt. Abhängig von der Zertifizierungsstelle und der jeweiligen Prüfung geniessen solche Zertifizierungen auch eine entsprechende Anerkennung. Für die Compliance sind und bleiben Zertifizierungen aber nur offizielle Überprüfungen von Fähigkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt – sie sind keine Garantie für regelkonformes Verhalten.

Ausbildung

Ausbildung in Applikationsdesign

Ein nicht zu unterschätzender Anteil an so genannter Ausbildung on the Job kann durch ein modernes Design der Applikationen unterstützt werden. Die Benutzeroberflächen lassen sich heute sehr intuitiv und übersichtlich gestalten. Auch unterschiedliche Geräte und damit «Kanalübergänge» gilt es dabei zu unterstützen: Vom Desktop bis zum Smartphone ist an alles zu denken. Die Mitarbeitenden können durch Berücksichtigung der relevanten Regeln frühzeitig auf nicht konformes Verhalten hingewiesen und Transaktionen können bei Bedarf auch verhindert werden. Die Umsetzung dieser Compliance-Aspekte in Applikationen bedingt, dass man sie bereits bei der Entwicklung von Applikationen einplant. Die Business-Analysten müssen dazu über das notwendige Wissen verfügen und für die geltenden Regeln entsprechende Verifikationsprozeduren oder Hilfestellungen bei der Erfassung von Daten erarbeiten.

FIDLEG

FIDLEG fordert Minimalstandards

Im Nachgang zur Bankenkrise hat die Finanzmarktaufsicht (FINMA) ihre Organisation für das «Enforcement» verstärkt. Der Geschäftsbereich Enforcement ist für die Durchsetzung des Finanzmarktrechts zuständig. In der Branche ist deutlich zu spüren, dass die FINMA ihre Aufsichtspflicht wahrnimmt und von den Unternehmen im Finanzmarkt entsprechend regelkonformes Verhalten erwartet. Auch das neue Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG) wird das Ausbildungsthema aufgreifen. Die von der FIDLEG erfassten Branchen müssen die Minimalstandards für Ausbildungen festlegen und die Unternehmen (Banken, Vermögensverwalter usw.) deren Einhaltung sicherstellen.

Möchten Sie mehr zu praxisorientierter Wissensvermittlung erfahren? Dann lesen Sie den Beitrag von Susanne Fischer in diesem excellence-Magazin in der Rubrik «Projektpraxis».

Expertise

Beratung bietet bedarfsgerechte Expertise

Auch die Säule «Beratung» aus unserem Compliance-Management-Modell ist für die Regelkonformität ein tragendes Element. Die Beratung bietet operative und strategische Unterstützung für Compliance-Fragestellungen.

Die strategischen Elemente der Compliance-Beratung sind im Rahmen des Strategie-Prozesses relevant. Die Beratungsfunktion unterstützt dabei Stabsstellen und Führungspersonen bei der Ausarbeitung von Produkt- und Marktentwicklungen, indem sie die relevanten Compliance-Themen einbringt. Sie zeigt beispielsweise auf, wie im Rahmen der Digitalisierungsstrategie die Kundenidentifikation für eine Kontoeröffnung mittels Vi-deochat realisiert und digitalisierte Dokumente regelkonform gestaltet werden können. Die Beratungsfunkti-on ist in solchen Fragestellungen technologie- und prozessaffin; sie soll befähigen und nicht verhindern. Dies stärkt die Positionierung der Compliance-Abteilung im Unternehmen.

Operativ bietet die Beratungsfunktion als Auskunftsstelle kompetente Unterstützung zu geltenden Regeln und unterstützt Mitarbeitende, Führungskräfte und Fachspezialisten bei der Interpretation und Auslegung von Regeln für ihre spezifischen Geschäftsfälle. Auch in der Projektarbeit ist die Beratungsfunktion wertvoll. So können Business-Analysten bereits in der Analyse- und Spezifikationsphase relevante Regeln und Zusam-menhänge erkennen und so entsprechende Anforderungen formulieren. Die Compliance-Aspekte sind durch die Beratung der Compliance-Funktion auch in der Gestaltung der Benutzerinteraktion von Applikationen prä-sent: Die relevanten Datenfelder werden optimal angeordnet und mit Regeln verifiziert, bei Bedarf können Hilfetexte eingeblendet werden.

Agiert die Beratung kundenorientiert und vermittelt sie ihr Wissen ansprechend, so wird sie von den Mitarbei-tenden auch gerne genutzt. Wird die Compliance-Beratung von einem Projekt jedoch ungenügend bean-sprucht, erhöht sich dadurch das Risiko für nicht regelkonform umgesetzte Teilprozesse, was den Projekter-folg gefährden kann. Eine Beratungsstelle unterstützt und fördert somit das regelkonforme Verhalten und vermittelt Sicherheit.

Die Beratung sollte professionell organisiert sein und über verschiedene Zugangskanäle verfügen, so dass sie wie eine Servicedesk-Organisation funktioniert. Für grössere Organisationen haben sich bewährt:

  • Transparente Verfügbarkeit
  • Anfragen per Telefon, E-Mail, Chat- oder Ticket-System
  • Eingangsbestätigung von Anfragen
  • Beantwortung von Anfragen mit klarem Abschluss der Beratung
  • Nachvollziehbarkeit der Anfragen durch Aufzeichnung
  • Kurzumfragen zur Servicequalität

Praxiserfahrung

Beratung als Praxiserfahrung

Gerade für Mitarbeitende in der Produkt- und Serviceentwicklung ist es interessant, zeitweise in einer Beratungseinheit mit Fokus auf Compliance mitzuwirken. Damit erhalten sie erkenntnisreiche Einblicke, wie Produkte, Dienstleistungen und deren Rahmenbedingungen (z. B. Weisungen, Prozessbeschreibungen) von Kundenberatern verstanden und angewendet werden. Wo sich Wissenslücken auftun, lassen sie sich über gezielt angepasste oder erweiterte Produkt- und Prozessdokumentationen schliessen.

Einbettung

Einbettung in der Organisation

Die Positionierung und Integration von Ausbildung und Beratung durch die Compliance-Funktion in strategische und operative Prozesse sind somit kritische Erfolgsfaktoren für ein funktionierendes Compliance-Management. Sie bieten der Compliance die Möglichkeit, sich frühzeitig in die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen einzubringen. Dies ist im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung von erheblicher Bedeutung. Zudem wird durch die Konzeption und Entwicklung von Ausbildungen und Beratung im operativen Tagesgeschäft der Praxisbezug gefördert. Auf diese Weise wird die Umsetzung der Regelkonformität nicht als Behinderung wahrgenommen. Das ist für ein ganzheitliches und akzeptiertes Compliance-Management wichtig.

«Parexa ist es wichtig, die Erkenntnisse aus Projekten zu nutzen und zu teilen, denn Fehler sollen sich nicht wiederholen. Wir kombinieren aktuelles Fachwissen mit Erfahrung aus Projekten.»